Rimborso chilometrico del lavoratore autonomo: come giustificarlo correttamente

Guida aggiornata per aziende, commercialisti e consulenti del lavoro

Dal 2025 cambiano le regole per i rimborsi chilometrici nel lavoro autonomo: è fondamentale che imprese, consulenti del lavoro e professionisti aziendali siano pronti a gestire correttamente la documentazione per evitare rischi fiscali.
La Agenzia delle Entrate, con la Risposta all’interpello n. 270 del 23 ottobre 2025, chiarisce che anche un rimborso chilometrico, se non analiticamente giustificato, costituisce reddito da lavoro autonomo e va assoggettato a ritenuta alla fonte.
In questo approfondimento esaminiamo:

• le novità normative introdotte dal D.Lgs. n. 192/2024;

• i requisiti per considerare “analitico” l’addebito al committente;

• gli errori più frequenti e le best practice operative per aziende, commercialisti e consulenti.

1. Il quadro normativo aggiornato

A partire dal periodo d’imposta 2025, l’art. 54 del TUIR (reddito di lavoro autonomo) è stato oggetto di riforma a seguito del D.Lgs. 192/2024.
In particolare:

• Le somme percepite come rimborso di spese sostenute per l’esecuzione di un incarico, addebitate analiticamente al committente, non concorrono più alla formazione del reddito (art. 54, comma 2, lett. b) TUIR).

• Tuttavia, se il rimborso non risulta analiticamente documentato o correttamente addebitato, entra a far parte del reddito da lavoro autonomo e va sottoposto a ritenuta.

• Per i rimborsi facenti capo a spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, la normativa richiede spesso la tracciabilità del pagamento e altri requisiti per la deducibilità in capo all’impresa.

Per i professionisti e consulenti ciò significa che il solo conteggio dei chilometri e l’applicazione di una tariffa convenuta non sono sufficienti: serve documentazione puntuale e supporto valido per l’addebito al committente.

2. Cosa significa “addebitato analiticamente al committente”

La terminologia “addebitato analiticamente al committente” richiede che:

• il rimborso sia separato dal compenso professionale (cioè non incorporato forfettariamente nel compenso);

• siano indicati in fattura o nel documento emesso al committente i costi sostenuti dal professionista (es. chilometri percorsi, dati di tragitto, tariffa pattuita, se applicabile);

• sia possibile dimostrare che le spese siano state effettivamente sostenute per l’incarico e sono inerenti all’attività svolta.
  La risposta dell’Agenzia chiarisce che “l’analiticità dell’addebito non può basarsi semplicemente nell’indicazione forfettaria dei chilometri percorsi e della tariffa pattuita”.
  In pratica, per i rimborsi chilometrici del lavoratore autonomo occorre che:

• sia indicato chiaramente il tragitto utilizzato (ad esempio da dove a dove, data, motivo dell’incarico);

• sia utilizzabile un riferimento oggettivo (quale Google Maps, Telepass, o documentazione similare) per dimostrare i km percorsi;

• la tariffa per km sia ragionevole, documentabile e concordata con il committente;

• il rimborso non si configuri come una semplice indennità chilometrica forfettaria priva del legame diretto con i costi sostenuti.

3. Rischi e casi pratici: quando il rimborso diventa reddito

Se l’addebito al committente non rispetta i requisiti sopra indicati, accade che:

• il rimborso chilometrico concorre alla formazione del reddito da lavoro autonomo;

• deve essere assoggettato a ritenuta alla fonte da parte del committente.

Un esempio concreto: un professionista emette fattura nel 2025 al proprio cliente, con compenso per la prestazione + rimborso chilometrico calcolato su km percorsi e tariffa pattuita. Il contribuente chiede se può evitare la ritenuta d’acconto pur in assenza di giustificativi come scontrini carburante. L’Agenzia risponde che non è sufficiente la mera indicazione dei chilometri e della tariffa, occorre una documentazione analitica.
Per le aziende e i professionisti incaricati è quindi fondamentale verificare che le modalità della fatturazione siano conformi ai requisiti normativi, per evitare contenziosi o rettifiche fiscali.

4. Best practice operative per aziende e professionisti

Ecco alcune indicazioni operative utili per aziende, studi professionali e consulenti del lavoro che gestiscono o verificano rimborsi chilometrici per lavoratori autonomi:

1. Separare sempre i compensi dai rimborsi: nella fattura o nel documento emesso, distinguere chiaramente tra onorario e rimborso chilometrico.

2. Documentare il tragitto e il motivo dell’incarico: indicare data, punto di partenza e destinazione, finalità della trasferta, chilometri percorsi calcolati con riferimento verificabile (es. Google Maps o Telepass).

3. Stabilire e comunicare alla controparte la tariffa per km: se concordata con il cliente, meglio formalizzarla (contratto, e-mail, ordine).

4. Conservare evidenza della spesa sostenuta: anche se non sempre richiesti scontrini carburante, è utile avere una documentazione che attesti i costi sostenuti e la correlazione con l’incarico.

5. Verificare la tracciabilità del pagamento (se richiesto): se la normativa lo richiede (ad es. per vitto/alloggio/trasporto), accertarsi che le modalità di rimborso rispettino gli obblighi di tracciabilità.

6. Aggiornare modulistica e policy aziendali: le imprese che ricevono dal professionista o autonomo il rimborso devono prevedere in fase contrattuale o di incarico le modalità di addebito analitico; gli studi professionali devono sensibilizzare i clienti su questi aspetti.

7. Controlli periodici: prevedere per consulenti e commercialisti un sistema di verifica interna per garantire che fatture con rimborsi chilometrici siano conformi e che non si configurino come indennità forfettarie non giustificate.

5. Conclusioni e impatti per il professionista e per l’azienda

Per il professionista/autonomo, la corretta gestione dei rimborsi chilometrici significa evitare che somme, che in realtà sono costi sostenuti per l’esecuzione dell’incarico, vengano qualificate come reddito imponibile con conseguenti ritenute e oneri fiscali.
Per l’azienda/committente, significa avere la certezza che l’addebito rivisto dal professionista sia fiscalmente regolare e che non generi profili di rischio (ritenute, contestazioni).
Infine, per i consulenti del lavoro e i commercialisti, l’adozione di procedure chiare e aggiornate diventa un valore aggiunto per la clientela aziendale e professionale: offrire un check‐list e una guida operativa consente di allinearsi alle nuove regole fiscali in modo proattivo.
In un contesto in evoluzione, adeguarsi significa trasformare un potenziale rischio in opportunità di controllo e consulenza qualificata.